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怎么應對大型活動突發狀況?

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       大部分公司都愿意把大型活動策劃工作承包給策劃公司負責,作為活動策劃公司需要注意什么?怎么應對大型活動突發狀況?怎么做才能給客戶帶來更多的商業價值?廣州公關活動策劃公司在這里稍微和大家總結一下。


大型會議活動


1、因嘉賓及演員臨時缺席導致的節目流程更改  
       大型節慶的嘉賓和演員通常是不到最后一刻很難最終確定,出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節目流程問題。我曾聽朋友說過一個這樣的案例,某個活動曾經就出現過這要的問題,原定出席活動并宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動,但由于主辦方和活動執行方及主持人在銜接上出了溝通上的問題,活動上演的時候主持人還是照本宣科的說有請xxx領導宣布開幕,最終上演了極其尷尬的一幕。
       同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節目現場,這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整,因為大型晚會的音樂燈光音響都是實現通過電腦預設了程序的。

2、氣候突變  
       大型活動的舉辦最怕現場突然刮風下雨,氣候變化引起的突發事件小則可能使現場出現混亂,大則可能出現安全事故,比如因下雨導致的現場線路漏電,因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動,專業的活動策劃公司都會都防范風雨天氣的措施,比如對燈光、音響、電視錄制設備等進行防雨處理,對燈光架進行加固。同時需要仔細查看歷史天文資料及仔細留意近期天氣預報。

3、安全問題 
       遇到安全問題通常需要由公安部門來主導,但活動組織單位及現場主持人應積極配合現場公安的疏導工作。例如在2015年,蔡依林在南寧演唱會的舞臺坍塌事件,造成的多人傷亡,這個就是安全沒做到位而導致的。

4、設備故障或電力中斷  
       在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況,特別是一些中小型的活動,由于設備不夠專業而出現現場設備故障,特別是音響系統出現故障率最高。各品牌的音響系統由于價格懸殊巨大其質量也不一樣,一套小型的用于會議活動的次品牌的音響系統可能成本價就幾萬元,其質量自然沒有保證,這樣在活動上演階段便可能出現嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業級的音響系統的投入少則好幾百萬,大則上千萬的都有,這樣的專業設備只要有專業人士在現場負責使用通常保險系數極高。只有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況,通常作為有經驗的專業公司都會采取預案,通常都有現場的備份設備,以確保萬無一失。
       電力中斷音響活動上演的事件也常有發生,通常影響電力中斷的原因主要有:  
       (1)、負荷過高,導致供電系統不堪重負而中斷?!?br />        (2)、氣候突然變化,如下雨、刮風等導致電線斷裂或短路而電力中斷。3、由于現場電力線路架設不規范,或由于觀眾現場踩踏等原因導致線路受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準備供電車,并同晚會的設備系統相連,一旦出現電力中斷可以及時啟動供電車的供電系統。

       以上這些問題是我們在活動策劃過程中需要考慮到的因素,提前準給好應對措施是非常必要的才避免類似情況發生。
 

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