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史上最全的公關活動操作指南(下)

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       做活動的應該都清楚,企業辦一場公關活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出,更害怕的就是在舉辦公關活動期間會遇到很多意識不到的問題,例如:怕流程出錯、現場出現讓領導不滿意的地方、預算不夠、活動效果不好、甚至可能在現場出現讓自己措手不及的事件發生,那該如果避免這些問題呢,全澤廣告(http://www.880042.com/)來告訴你,繼上篇(史上最全的公關活動操作指南)之后,今天給大家分享關于公關活動中的執行流程和需要注意到的細節。
 

會務活動策劃


一、場地布置
       俗話說得好“萬事開頭”, 公關活動難就難在選場地和布置上面,那么該如何學會和場地方溝通呢,首先要做好場地前期的考察和確認工作;
       1、確定公關活動的布置時間;
       2、確定進場路線、例如,停車區域,卸貨區域、是否有貨梯,能通過物料的體積;
       3、確定活動用電量、開關閘的位置;
       4、確定客梯、樓梯、安全出口的位置;
       5、確定特邀嘉賓的座位席以及休息室;
       6、確定嘉賓簽到臺、展示區的位置;
       7、確定座椅數量、擺放方式和座椅的樣式;
       8、確定嘉賓走動區域、茶歇位置等;
       9、確定現場是否有網絡以及覆蓋情況;
       10、確定現場燈光位置和調試方式;
       11、確定空調溫度、講臺位置和高度;
       12、確定停車場位置和數量;
       13、確定現場各供應商負責人位置;
 
       其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對,如果提前檢查出來也好抓緊時間進行更換;
       1、仔細核對物料制作的數量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間;
       2、把握噴繪制作的質量,及時補救,如需要重新噴繪、調整顏色和加工制作等;
       3、核查現場使用的材料是否真實;
       4、工程預期是否按預期施工;
       5、施工人員是否全部到位,對接施工負責人;
       6、高規格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片;
       7、制作施工物料清單進度表,是否按期完成并確認返工的時間差;
       8、現場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的,一些輔助小工具盡量多帶;
 
       接下來就是現場搭建并負責整個活動現場的施工項目完成情況;
       1、運輸現場物料的通道入口以及貨梯的位置;
       2、定好舞臺、主背景板位置,測量前后的間距;
       3、簽到背景板、展示區的位置并確認如何擺放;
       4、活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置;
       5、控制臺、燈架以及音響及視頻設備的位置;
       6、現場施工人員應注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗;
 
       到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以為這就夠了嗎,還需要充當“檢查官”的角色,檢查容易出現問題的環節,例如:
       1、音響設備搭建好之后及時挑選背景音樂;
       2、接收主辦方提供的客戶資料,如:禮品袋、資料等等;
       3、將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統一管理分配;
       4、檢查活動當中所需的道具;
       5、所有物料的畫面、擺放位置是否正確;
       6、嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方;
       7、檢查出問題應及時糾正;
 
二、活動彩排
       1、首先確認所有的彩排人員是否全部到位;
       2、確認舞美燈光、音響設備調試到位;
       3、確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間,活動前需要進行面對面溝通;
       4、確定VIP嘉賓名單無誤;如有改動及時和主持人溝通到位;
       5、確認演講臺上的桌花和擺放是否到位;
       6、最后檢查一下會場地面是否保持清潔;
       活動彩排流程完成之后可以好好休息下,或者找個沒人的地方稍微瞇一會,接下來就是坐等活動開始啦!
 
三、活動管理

       會前
       1、安排禮儀、工作人員負責嘉賓簽到環節;
       2、安排專門人員接待VIP嘉賓,(具體可以和客戶溝通);
       3、安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花;
       4、安排禮儀人員引導嘉賓入場就座;
 
      會中
       1、安排工作人員為嘉賓開門關門;
       2、活動開始前,和所有工作人員提前五分鐘進行確認;
       3、燈光show走起、音樂走起,主持人上場;
       4、會中各種環節應安排各工作人員注意相關工作,如果有頒獎環節需要禮儀協助;
       5、安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影;
 
       會后
       1、VIP嘉賓離場時,安排專門按電梯或者有專車接送;
       2、嘉賓全部離開場地之后,就開始撤展,并囑咐施工人員注意安全;
       3、與酒店進行場地費用結算,以及其他產生的明細清單;
       4、提醒客戶余下的資料是否要打包帶走;
       5、原路帶回自家的物資,并檢查是否有遺留之物;
 
四、費用清單
       每場公關活動結束后都需要有一份詳細的費用清單,一般會后的費用清單包括以下三種;
       1、活動尾款催收
       2、演藝團隊費用
       3、物料制作費用。
       為了做到活動成本的精準度,盡可能地把所有的成本都計算在內。在這個過程中,你會發現有很多事項都要納入到成本中,要注意不斷更新成本表,根據變化增減相關項目產出的費用。
 
五、會后總結
       活動公司學會做會后總結很關鍵,并不是活動做完了就不管不問了,而且需要收集一些活動后的反饋數據,為下次活動積累寶貴的經驗,同樣的錯誤決不能出現在下次活動身上。
       1、收集活動的拍攝照片和視頻;
       2、提交客戶滿意度調查表,并抄送給上級領導;
       3、媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發給客戶;
       4、結算活動尾款費用;
       5、針對此次活動進行活動總結;
 
       根據墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單,會出錯的事總會出錯,如果你擔心某種情況發生,那么它就更有可能發生”基于這幾點用于在公關活動當中是最好的活動執行口號。

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