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活動策劃執行的50個環節

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       提起活動策劃執行方面,很多人都覺得摸不著頭腦,不知道該從哪下手,更不知道如何從細節方面去做具體的活動策劃執行,而且一場活動辦下來,需要涉及到各個方面以及各部門的協調,所以一定需要我們在進行活動策劃前一定要有一個清晰地頭腦和有條理的思路。演出活動公司下面一共整理了50條注意事項。

會議活動策劃

一、對甲方方面
       1、達成活動策劃合作意向,簽定合同。
       2、跟進活動策劃合同在甲方的審批。
       3、跟進合同在自己公司的審批。
       4、跟進合同的首付款到賬。

二、策劃方面
       5、選定活動策劃時間、地點、形式、規模、參與人物等,與甲方反復協商并最終確認。
       6、活動策劃時間:根據甲方推廣節點,及主要人物檔期,選擇日期時間時長。
       7、活動策劃地點:酒店、會所、畫廊、酒吧、咖啡館,戶外則需備室內B方案,連廊、灰空間或搭建大棚。
       8、活動策劃規模:結合甲方需求,根據活動目標,設定人數規模。
       9、活動策劃形式:發布會、論壇、沙龍、酒會、宴會、茶會、時尚秀、舞會、文藝演出、體育比賽、畫展、見面會等。
       10、活動策劃創意亮點:如服飾密碼、入場密碼等。

三、內容方面
       11、選定演員名單(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。
       12、向演員發出邀請,確認檔期、價格、支付方式。
       13、明確活動策劃節目類型、曲目、上場時間、時長、伴奏音樂、服裝、道具等。
       14、論壇路演宣講會類:確認宣講品牌、產品及宣講人,經濟學家或品牌代表,發出邀請,確認檔期、價格、支付方式。
       15、確認宣講用視頻文件、演示文件、音頻文件、道具等,及上場時間、時長、出現方式等。
       16、酒會宴會茶會類:確認場地,地理位置、容納體量、視音頻條件、場內外布置等是否符合需求。
       17、確認餐單、酒水飲料單,確認桌型、餐具等細節要求。
       18、商定價格,簽定合同,支付預付款。
       19、體育比賽類:確認參與運動員、裁判、教練及其他人員。
       20、確認活動策劃場地、布置、觀眾席、休息處等。簽定合同。
       21、戶外活動類:確認場地及整體路線是否符合要求。沿途所有布置的確認,比如跑步活動,確保全程通暢,沿途的供給站、起終點布置等。
       22、大型活動有關政府部門審批:公安、交警、消防、城管、文化等。
       23、自駕游、體育、戶外等活動,需與參與者簽定安全免責協議。

四、客戶方面
       24、宜提前2-4周邀約客戶,通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等最大廣度深度邀約。
       25、活動前1周再次聯系客戶確認來否。
       26、活動前3天再次聯系客戶確認來否。
       27、活動前1天再次聯系客戶確認來否。
       28、注意確認人數,1張邀請函僅含1位客戶,以確保人數與計劃基本一致。
       29、編制和打印來賓名單,分為帶電話和不帶電話兩個版本,主要工作人員持有帶電話版本。
       30、活動當天向來賓發送短信,提醒時間、地點、流程、天氣、著裝要求、安全事項等。

五、場地、硬件方面
       31、盡最早時間確認活動策劃場地,簽定活動策劃場地租賃合同。
       32、桌型:確保桌椅數量、質量符合要求。
       33、舞臺:確認尺寸和高度,地面材質,升降機等?;顒忧?天完成搭建。
       34、活動策劃舞臺背景:確認LED屏幕或噴繪背景板,確認舞美設計稿,活動前1天完成制作和安裝。
       35、音響:確認音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個)、話筒架、電腦等設備?;顒忧?小時到位,活動前2小時調試完畢。
       36、燈光:確認LED大屏、燈控臺、燈光架、各種燈的數量、電源及電線等設備?;顒忧?小時到位,活動前2小時調試完畢。
       37、活動策劃其他設備:搖臂攝像機,無人機攝像機,干冰機,泡泡機,紙炮等。
       38、大屏畫面內容:根據節目單確認內容、排序。事先錄入電腦。
       39、音樂:確認暖場、開場、上場音樂,所有伴奏音樂排序。事先錄入電腦。
       40、確認宣講材料。事先錄入電腦。
       41、后臺:預備演員換裝、化妝、候場空間,方便上下場。
       42、化妝間要求:照明充足??紤]到化妝師長時間彎腰操作,盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。如有水槽更佳。
       43、造型間要求:有充足電源插座,方便各類美發小電器。
       44、更衣室要求:設穿衣鏡、掛鉤等,如有鑰匙柜更佳。
       45、貴賓休息廳:考慮貴賓動線,服務人員、茶水點心、鮮花等。
       46、外部布置:簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設計、制作、安裝?;顒忧?天完成。
       47、車輛:確認貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導等問題。
       48、大型物料的提前進場:如展示板、展示柜等。
       49、小型飾物:氣球、彩帶、鮮花、席簽等。
       50、工作人員休息處、飲用水、盒飯等。


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