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招商會活動后不可忽視的工作安排

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    招商會議活動的召開本身是一件繁瑣復雜的事情,會前需要邀約客戶,找會議場地,做活動策劃流程,迎接參會者,招商會議進行時需要做好會務接待服務,合同簽約等等。然而會議結束后,并不代表這次活動就算完成了,還有一些事情需要去安排。

招商會活動后不可忽視的工作安排

1、會議費用結算
    在會議的組織過程中,有多項費用需要等到會議結束才能進行結算和支付,例如會議場地的租賃費用、設備租賃費用、食宿費用、人員勞務費等。在會議結束后安排專門的財會人員辦理此項工作。結算會議費用時應當做到賬款兩清、準確無誤,將相關的票據、合同和賬目妥善保管,防止混亂和丟失。參會人員如果需要發票,可以向其開具正規的票據。同時協助酒店辦理參會人員的退房手續。

2、送別參會人員
    安排專門的工作人員,在會場外、賓館門口歡迎參會人員離開。對于一般的參會者,可安排禮儀小姐或他們工作人員送行;對于身份特殊的參會者(如上級領導),則應當安排身份對等的人員送行。送行時應當充分注意禮儀,向對方表現出誠摯的惜別之情。

3、安排暫留人員
    由于各種原因,有部分人員在會議結束后暫時不離開,需要主辦方繼續做好服務工作,妥善安排他們的住宿、飲食和出行。暫留人員中有一部分是外地人員,可能會存在旅游或購物需求,會議主辦方應適當給予必要的協助。暫留人員中還有一部分是會議工作人員,由于進行善后工作而需要繼續駐留,應當合理安排費用,盡快完成全部工作。

4、送站時間把握
    送站服務和報到時不同,會議結束后人員離會往往比較集中,如果是大型會議在短時間內需要大批車輛送站,因此會議組織者應當提前安排足夠的車輛和人員服務。如果會場距離機場、車站較遠,為了滿足需要可以安排大型客車集中運送。送站之前,會議工作人員可根據所預定車票的情況合理分配車輛和運力,保證參會人員能及時到達車站或機場以免延誤行程。

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