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主題會議策劃注意事項

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       主題會議策劃是根據會議的目的,運用一定的科學方法,結合某個主題,對決策和規劃進行構思、設計和制定計劃,以達到最終的會議效果。活動策劃公司在策劃的時候必須對具體的實施方案有深入的思考,且策劃方案必須具備可行性;它必須在某些方面有所突破,有新的思路和創造性。要成功地做一次主題會議策劃,尤其是大型會議,須要考慮很多方面的問題,那么怎樣才能做好一個主題會議策劃呢?主題會議策劃有哪些注意事項?

主題會議策劃注意事項

1、主題的選擇
       主題會議的主要目的是要為公司或者組織做出決策,那么主題的選擇就顯得尤為重要,有很多時候,大家爭論的焦點不只一個,所以就需要找出其中最主要的矛盾來作為這場主題會議的主題。

2、會議場所的選擇
       選擇主題會議地點的時候,也要進行多方面的考量。首先要考慮參加主題會議的人,他們也許來自不同的組織,為了平衡其中的關系,選擇場地的時候就需格外注意。其次,主題會議是件嚴肅的事情,場地的選擇應該盡量避免在繁華的鬧市區,避免車馬喧囂給會議帶來不好的影響。

3、會議器材的準備
       主辦方需要將主題會議所需的所有材料在會議之前準備好,并在會議開始時發放給參加會議的成員。最好準備一個符合會議主題的PPT,在會議期間放映,所以在會議前要確定場地的電腦以及相應的投影設備的完好。主題會議的現場,主辦方應該為參加會議的成員準備茶水,若是時間匆促,也可用礦泉水替代。

4、熱情周到的會議服務
       會議服務分為會場內服務和場外服務,涉及會議登記、住宿安排、醫療服務、車輛安排、材料發放、導游座位等諸多環節。只有做好會議服務工作,才能更好地推動會議進程的實施。

5、會議記錄
       主辦方一定要安排專人來記錄主題會議的內容,這樣可以避免會議上有重要內容的遺忘,也為了防止事后參加會議的成員對主題會議的決定產生質疑。會議記錄最好用電腦記錄,因為手寫記錄出現誤差的幾率較大,而且速度也相對較慢。如果條件允許,可以請一位專業的速錄人員,最好對會議的過程進行同步錄音錄像。

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