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活動策劃工作單的重要性

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    電影編劇寫劇本,作曲家創作樂譜,而活動策劃者則擬定工作單每個職能實際上是異曲同工。正如一個好的故事有開頭、發展和結尾—樣每個步驟被事先擬定,每個音符都嚴格按照作者意愿演奏,每個人都按照統一的劇情表演,每一件事都有詳細說明。它降低了出錯的可能,消除了“但我本來以為......”之類的偏差,壓縮了管理的“灰色空間”,減少了因疏漏而可能導致的意外。細節產生魔力,不論是格蘭.古爾徳彈鋼琴的嫻熟指法,還是道格.亨寧玩撲克魔術,都是這個道理。

    工作單變得栩栩如生,而你正是它的創意指導。它是你活動的靈魂,決定了活動的所有內容。應該安排一個人專門負責準備該工作單,負責控制填入的信息,并且這個人必須是唯一的一個與供應商打交道且完成最終計劃的人。正如交響樂團的指揮和電影的導演一樣,創意指導必須對活動了如指掌,包括每個時刻、每個步驟和每個細節。每一個演員都必須淸楚他們各自的角色,并且知道自己在什么時候應該上場,但只有一個人是統領全局的。這個領導不應該是主持活動或負責聯系的人。一定要確保每一個人都清楚各自特定的角色。千萬不能讓六個人都去給同一個供應商打電話,這樣的安排很容易帶來災難性的后果,這樣錯誤的安排只能反映出你管理和組織方面很不專業。

    當活動臨近的時候,你可能不會再去查詢你的工作單了,因為到那時其中的內容你已經爛熟于心。如果在準備過程中有任何不協調的音符出現了,你就會像樂隊指揮一樣,及時地覺察出來。某婚禮策劃人提前了幾個月預訂了一處私人莊園為一對名人舉行婚禮,可是在活動即將開始前十天,他才發現在兩位新人即將立婚誓的草坪上已經修了一個大水池和熱水管。他立刻說道,新人不能在那里結婚,除非他們兩人愿意在水中行走。發生這樣不幸的意外是不可想象的,尤其是在活動即將開始的十天前!這就是制作工作單的目的——確保每一件事都有條不紊地如期進行,避免任何意外的發生。找到解決的辦法之后,又要花多大的代價來使新的計劃付諸實施呢?誰來承擔那樣的壓力以及額外的費用呢?

活動策劃工作單的重要性

    工作單相當于信息指南,其作用在于告訴你的供應商你希望如何組織你的活動。他們會按照合同的內容、雙方協商好的費用以及你所希望的細節去著手準備。比方說,飯店里通常都會有一個甜點和咖啡供應處,而那里的杯子和碟子都是分開疊放在一起的。而你可能會希望杯子和碟子能更干凈地、成套地擺放 它一塊,好讓客人們更加方便地取用。飯店就需要提前了解這些信息,好讓員工改變杯子和碟子的擺放方式。這僅僅是千頭萬緒的工作中的一個小細節一一 而整個活動的安排不知道要涉及多少個這樣的細節。你由此應當知道,活動的策劃公司必須進行充分的準備。

    無論是飯店還是其他的會議地點都十分強調細節。有時他們甚至會將你的工作單視為他們的“參考書”。即使工作單多達百頁,他們也會仔細閱讀這本“書”,因為通過閱讀他們就能將活動安排得井井有條。他們不會說“我不知 道”,因為所有的細節都清楚地列在工作單上了。如果你希望活動中用的彩色小燈的電線能與樹葉的顏色渾然一體,你就應當在工作單上注明??傊?,你應當確保,活動那天的所有安排都必須如你所愿。任何一點的失誤都是不可接受的。如果有些事項不符合你的要求或者你的設計,你必須在活動之前就要知曉,而不是等到活動開始的當天才知道,同時,你應當告訴這些承辦商說,你會指定一名工作人員前去協助準備工作和監督準備工作的每一個環節。你必須做好記錄,誰去負責哪一個環節的工作,什么時候去檢査物品的擺放,這樣才能使所有工作按部就班地進行。最重要的是總體的視覺效果。攝像機應該對準什么地方?客人能看見些什么?有些什么效果?現場氣氛如何?你的工作單會一步一步地完成你所希望的活動計劃。

    工作單就好像是一本工作流程手冊。每一位供應商和主要工作人員都應該及時得到一份原件并仔細閱讀,然后再作必要的修改。供應商們常說,了解活動的整個流程對他們的準備工作是十分有利的。比方說,對于帳篷租賃公司來講,最好是讓他們提前知道宴會承辦者將會在炊事帳篷里放置哪些設備以及打算何時安置。事先了解這些情況后,租賃公司就能夠相應地安排自己人員的工作,以保證他們在宴會承辦公司的工作人員到達之前順利地完成工作并撤離。這樣的話,就不至于發生搭建帳篷的作人員還在緊張地工作,而宴會承辦人員已經到達并在卸載物品的情形了。如果可以的話,你最好帶著帳篷供應商和宴會承辦商到現場走一趟,也作單將成為對已討論內容及最終計劃的檢査依據。

    如果你的供應商看過你最初的工作單,但后來你們對重要內容又作了調整,那么必須將修改過的表格再發送給他們。在活動正式開始的前幾天你應該召開一個預備會議。在這個會議上,所有的供應商以及關鍵成員應當瀏覽一下工作單的終稿,以確保對每個環節都理解無誤。也可以在這次會議中作最后一次場地視察。“預備會議原本是指在大會正式召開之前的小會,但現在也可用來指任何會議之前的籌備會議。在活動開始當天,每一個細節都應該由活動籌委會的成員負責。他們應當在現場監督活動方方面面的安排確保一切都按照工作單的計劃進行。他們還應該將相關情況匯報給創意指導,由他來決定所有的事情。

    作單的開頭應該是一份“通訊錄”,包括所有人的姓名職務公司名稱、 地址、電話號碼、傳真號碼、手機號碼、電子郵件,甚至家庭電話號碼。這種通訊錄主要起兩個作用:第一個作用讓創意指導在中心區能與所有人聯系。比方說,如果創意指導想要聯系正在接送重要客人的司機,他(她)就需要這個司機的手機號碼;第二個作用是在活動結束后,你可以利用這份名單給相關人員寫感謝信。這份通訊錄就像一份淸單,上面包含了你需要的所有信息。

    對那些初次策劃活動的人來說,飯店和活動場地都可以提供一份他們比較中意的供應商名單。有的時候,你可能只能選擇他們推薦的供應商。所以你一定要事先問一下,你是否可以自己選擇供應商。

    工作單上的信息都應是保密的。所以你一定要向你的供應商及所有收到工作單的人員明白這一點。關鍵成員在活動中都得帶上他們的工作單,最好放在活頁夾中并且必須確保不要丟失。每一個工作人員都要對他的這份工作單的內容負責。同時你也可以在總結活動情況時在這份工作單上記下需要討論的要點乂:

    工作單的作用在于確認什么人做什么事。當你完成這份工作單時,你應該需要多少人手、他們各自的責任與任務以及他們何時被安置在何地等情況將在工作單上顯示得一目了然。

    曾經有兩場籌款活動都因為有一半以上的志愿者沒有按時到場而出現很多麻煩,因為到場的那些志愿者根本無法顧及所有的事情。他們的確需要額外的人手。問題不在那些籌委會委員身上,因為他們通常對這項事業非常盡心, 投入了大量的時間和精力:問題出在志愿者的時間觀念上。你―定要讓這些志愿者知道,他們的工作事關活動的成敗?;c時間將這些志愿者的工作時間 表排出來,明確他們各自擔負的職責,讓他們清楚地知道他們應該做些什么 (著裝規范、禮儀、時間等),讓他們在活動那天著統一服裝出場,你還應該指派 一名活動組委會的成員和他們一起回想一遍他們的職責,并在整個活動中監詧志愿者的工作。應有專人負責聽取志愿者們匯報工作。

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